Excel升级Access经典案例：用Access数据库管理人员表

yugewanaccess

Excel和Access是互补关系。作为微软Office大礼包里的两员大将，Access的表和Excel的表在特定格式下可以通用，但是二者对数据的处理和分析的方法有所不同，用Access储存和管理数据还是有很多优点的。

本案例以一张Excel人员表为原材料，将这张表移植到Access里进行加工，展现一下Access强大的窗体和查询功能。

第1章 效果展示

本案例的数据来源是一张Excel做成的人员表表，要将其导入Access里，并进行定向查询和窗体展示，最终形成了一个查询窗体界面，窗体界面分为5个部分：

3个筛选控件（列表框）；

2个输出子窗体。

3个列表框是查询条件，2个子窗体是输出结果。操作演示如下：

最终效果动画图

用Access数据库管理数据表有很多优点：

1.表里的信息不变

用Excel来管理的话，稍微一加工，原始数据很容易被污染，而Access里表和查询是分开的，完全不用担心这个问题。

2.查询简便直观

对表进行各种归类和查询，体现了Access灵活方面、便于展示的特点。Excel的查询就没有Access数据库简便，当然数据透视表也是不错的选择，Excel和Access各有千秋。

第2章 制作过程

在这张人员表基础上增加查询和显示界面，一共分为5个步骤：1准备表；2制作窗体；3控件数据注入；4查询设计；5自动化设计。

下面我详细讲一下制作过程：

1.准备表

下面我们来准备一张人员表，这张表是Excel和Access通用的，但是也要注意，本案例的人员表里必须严格遵循数据库格式，表的第一行必须是字段名称。

这张表的字段包括：ID、姓名、性别、角色阵营、个人简历、头像图片。

Excel的表和Access通用，就是不能放图片附件

需要注意的是，头像图片在Access数据库里以附件的形式存在，在Excel里保存图片恐怕不是很简单。这也是Access比Excel的优点所在。

表是数据库的基础，数据库所有的操作都围绕表来进行。

2.制作窗体

我们在最终效果展示里，已经演示了窗体里的各项元素分布，3个筛选控件全部都是列表框（英文listbox）。

在窗体的设计视图里，在控件栏里找到列表框，用鼠标点住不放，拉到窗体里就生成了。

子窗体的生成方法有两种，一种是直接把表拉到窗体的设计视图里，一放开鼠标，自动生成了一个子窗体。

另一种方法是先制作一个查询，再把查询拉入窗体视图里生成子窗体。两种方法略有不同，各有利弊，本教程采用第一种方法，直接用表生成子窗体。

生成控件和子窗体之后，要对控件进行必要的美化和编号，便于未来的操作。

比如将筛选控件“角色阵营”列表框命名为“list1”，“性别”命名为“list2”，“姓名”命名为“list3”。

根据展示需要，“表1 子窗体”在“属性表”里将“默认视图”设置为“数据表”。

“表1 子窗体1”在“属性表”里将“默认窗体”设置为“单个窗体”。

3.控件数据注入

现在3个筛选控件里还没有数据，是一片空白，我们要向里面注入数据。

3个list控件的数据源都是同一张表1。

主窗体进入设计视图，选择list1“角色阵营”，点击“属性表”-“数据”-“行来源”的三个点，会进入“查询生成器”。

首先鼠标点击一下下面的字段，把“属性表”-“唯一值”选择“是”，如果不选择是，list里的数据会大量重复。

然后把“表1”拉进“查询生成器”，把查询生成器里的“角色阵营”字段拉进下面的查询字段里。保存一下。

再进入主窗体，角色阵营里已经有数据了，分别是正面和反面。

按照相同的步骤，将list2“性别”和list3“姓名”注入相应的数据字段。

需要注意的是，list3“姓名”字段是受到前两个控件的控制的，也就是说我们选择“角色阵营”和“性别”的时候，list3是被筛选的。具体步骤我们马上讲解。

4.查询设计

这个部分是本案例的重点和难点，查询功能是Access的优势功能，Excel里没有对应的功能。

我们来逐一对控件进行查询和自动化设计。

上个章节我们讲到，list3“姓名”字段受到list1和list2的控制，具体是怎么被控制的呢？

我们点击list3-“属性表”-“数据”-“行来源”点击三个点，进入“查询生成器”，把“角色阵营”和“性别”字段也拉到下方的查询字段里。

在“角色阵营”的“条件”里输入下面的SQL代码：

Like [Form]![人员台账]![List1] &”*”

这行代码的含义是，“姓名”字段有筛选条件“角色阵营”，这个“角色阵营”在窗体“人员台账”的“list1”控件里，下同。

在“性别”的“条件”里输入下面的SQL代码：

Like [Form]![人员台账]![List2] &”*”

“表1 子窗体”和“表1 子窗体1”两个是嵌入主窗体里的子窗体，他们的筛选条件略有不同。

“表1 子窗体”受list1和list2控制。

“表1 子窗体1”受list1、list2和list3控制。

查询方法和list3基本类似，但也有不同，子窗体的数据源里，必须把表里的所有字段都拉到查询条件里，不能遗漏，因为子窗体要展示所有这些字段的数据。

具体的查询方法，请大家参考list3“姓名”的查询方法，自己试试如何解决。

5.自动化设计

查询设计完毕，要进行的是VBA编程设计，主要目的是要让窗体进行自动化查询，点击控件会自动进行窗体结果生成。这也是窗体设计的最后一步。

有两种解决思路，一种是“全部刷新”，在所有的控件里，都设置成单击就“全部刷新”所有的控件。

另一种是“部分刷新”，顾名思义“部分刷新”只刷新相关的控件。

“部分刷新”代码如下：

Option Compare DatabasePrivate Sub List1_Click()  List2 = Null  List3 = Null  List3.Requery  表1_子窗体.Requery  表1_子窗体1.RequeryEnd SubPrivate Sub List2_Click()  List3.Requery  表1_子窗体.Requery  表1_子窗体1.RequeryEnd SubPrivate Sub List3_Click()  表1_子窗体1.RequeryEnd SubPrivate Sub 主体_Click()  List1 = Null  List2 = Null  List3 = Null  表1_子窗体.Requery  表1_子窗体1.RequeryEnd Sub

如果初学者可以简单的用“全部刷新”即可。

这部分代码涉及到一些逻辑，比如点击list为什么先会清空list2？留给大家来思考～