我的Access自学之路（3）

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（2）数据录入界面友好

Access还有一个经常被忽略的优势，那就是它的录入功能比较人性化。

什么叫人性化？我理解就是用正常人的方式来做事，而不是用其他的、非人类的方式来做事，比如说用Excel来录入数据，经常就是这样一个画面：

为了达到录入信息完整的目的，很多Excel使用者会设定十几个甚至几十个字段，这样做的后果是表格最后的效果肯定是“一字长蛇阵”，得向右拉很久很久才能“走到头”。我见过最多的Excel列数达到了100多列～这岂止是非人性化，简直就是Excel使用方式的泥石流。

每次我见到这种表，总感觉毛骨悚然。这种“一字长蛇表”，不仅不容易看，也很难纠错。把字体变大吧，往右拉动的时间会更多。

好在我还掌握了一些Access，不用一直过这种毛骨悚然的日子。Access有很简便的录入方式，可以将几十上百列的字段，用报表的方式排列，填写这些字段的感觉就像在填写一份简历表格。虽然一次录入上百个字段也挺累的，但总比“泥石流”的数据录入方式要好多了。

如果字段太多，还可以利用Access自带的“选项卡控件”，把一页放不下的字段分成两页、三页，把所有的字段分门别类划成几个大类。既容易看、也容易用。

试想我们平日里，肯定做过一些注册的活动，比如注册个知乎、注册个豆瓣，都会输入自己的相关个人信息。所以窗体录入的一些元素设计灵感不难得到。

我现在使用Access的一大便利之处就是输入数据比之前方便多了，也人性化多了。每次维护客户信息，对我来说都变成一项正常工作，而不是面对“泥石流”的痛苦回忆。

这种通过窗体进行数据维护是Access比较容易实现的功能。

插入段：

突然想起一个事，那就是Excel的设计感问题，我一直认为，Excel的本表没有任何必要进行过度的美化，数据透视表有美化的必要，但是也不要搞得太过分。需要美化的是Access的窗体，因为窗体才是专门用来和我们进行绝大多数时间交互的，把窗体做的漂亮一点没坏处。

我就被这种美化坑过。在我给我们公司录入营销数据的时候，我收集来的是一大堆乱七八糟被各种合并居中的表，把我搞的十分不爽。为了美化单元格，人名两个字中间非加几个空格。这种Excel使用方式，我认为严重违背了数据分析原则。

还有一些领导，比较自负，经常会做一些泥石流级别的烂表还不自知。这些一堆合并单元格的表，叫垃圾并不过分。数据表如果还有什么二次使用价值的话，严格的数据规范必不可少。垃圾表格被称为垃圾并不过分，因为只有一次性的使用价值。

有一次一个领导为了显示自己多么“身先士卒”，给我派数据统计活的时候，还给我做了个“示范”表。他自己觉得自己Excel功夫了得，给我做好了“模板”，让我跟着“填数”就行了，他自己肯定觉得自己多么“体恤下属”、多么“身先士卒”。

我打开这张表，原本并不花的眼睛立刻就花了，大大的标题，蓝底黑字，合并单元格这种“传统”不在话下，各种字段没经过思考就一股脑的堆砌在表上。看着这种烂表，我是填还是不填？

（3）查询功能友好

Access 的核心是表，输出端是窗体，而查询居于二者中间，起到了非常强的中间桥梁作用。查询功能是整个Access系统的脊梁骨，是支柱，正因为查询的存在，Access的表这种东西才能灵活多变、为我所用，否则，Access只能是一种更难用的Excel而已。

在实际的数据管理过程中，经常会需要进行一维表和二维表之间的变换问题。Excel的数据透视表可以完成二维转一维，但不容易完成一维转二维。Access可以在二者之间进行舒服一些的变换，只要使用交叉查询功能就OK了。

Excel也可以利用函数进行查询，但是会非常复杂，一旦查询条件高于两个，要进行简便一些的查询，接近于不可能。我在这一点上走过不少弯路，后来还试图借助于数据透视表的切片器方式，但也很笨，解决不了多大问题。

这时Access就可以站出来了，多条件查询是Access这么牛的一大原因。尤其是数据量一旦超过10万条，字段超过5个，查询一次，Excel直接就会挂掉。而在相同条件下，Access查询差不多只需要1秒多钟，系统不会死。

当然1秒多的查询时间，还是不能让我满意，Access的功能肯定也不如MySQL这些专业数据库更为快捷完善，但它至少给我们的工作提供了一些选择，能解决有无的问题。

Access还能实现多级联动查询，多少个查询条件都不怕。打个比方，要查询“宋江”这个人，就可以一级一级的设定查询条件：第一个条件可以是“中国”，第二个条件是“宋朝”，第三个条件是“山东省”，第四个条件是“郓城县”，第五个条件是“县一级领导干部”，最后的选择框中有“宋江”的名字。

多级联动查询我研究过很久，用查询窗体、VB的方式都试验过，但每种方法都有利弊。VB的方法太复杂，语句不容易掌握和维护，查询窗体会导致太多的窗体存在。最好的方法就是将数据表镶嵌窗体中，再用内置查询的方法。这个技术tip我会在以后专门讲。

接下来预告：

Access学习应有的思路

（1）踩坑是常态、调试是大头

（2）三个层面发展自己的技术