¿ESTÁ SU EMPRESA EN “COMPLIANCE”? “LA FUNCIÓN DE COMPLIANCE”

Para identificar, asesorar, alertar, monitorear y reportar los riesgos del incumplimiento de normas externas e internas en las organizaciones, existe una función específica: la función de compliance.

Si bien aún no es de dominio generalizado, el término Compliance se traduce como cumplimiento o conformidad. Si formuláramos la pregunta respecto de si mi empresa “está en compliance”, obtendríamos seguramente, respuestas positivas e incluso categóricas en tal sentido. Para dar ese tipo de respuestas, seguramente nos basaríamos en que todos nos mantenemos asesorados por nuestros profesionales de confianza (abogados, contadores, administradores, etc.). En las empresas de mayor envergadura, además contaríamos con una auditoría interna que nos reportaría y retroalimentaría la mejora de nuestros procesos.

Desde ese punto de vista, no hay nada fuera de lugar. Máxime teniendo en cuenta que la gran mayoría de las PyMEs cuentan con organización rudimentaria y tal vez, sin auditoría interna.

Definición de la “Función de Compliance”:
Una función independiente que identifica, asesora, alerta, monitorea y reporta los riesgos de cumplimiento en las organizaciones, es decir, el riesgo de recibir sanciones por incumplimientos legales o regulatorios, sufrir pérdidas financieras, o pérdidas de reputación por fallas de cumplimiento con las leyes aplicables, las regulaciones, los códigos de conducta y los estándares de buenas prácticas.

Para una noción más clara del rol de la Función de Compliance en una organización, podemos comparar los aspectos más relevantes con los de la clásica Auditoría Interna en base al siguiente cuadro:

¿Cómo se estructura una función de Compliance organizada?
Desde la Alta Dirección, se definen las políticas a implementar en la organización, las que recaen en el Compliance Officer quien es el responsable táctico y operativo de dicha tarea.

No existe un único modelo de estructura interna en relación a esta función.

Compliance centralizado: se trata de una oficina que define, diseña, implementa y monitorea las actividades de toda la organización.
Compliance descentralizado: en este modelo las unidades de negocios cuentan con representantes de compliance que responden técnicamente al compliance central y administrativamente al superior jerárquico de la línea.

¿Qué se espera de la Función de Compliance?
• Identificación y evaluación de los riesgos de compliance asociados al negocio;
• Advertir a la gerencia sobre las leyes aplicables, reglas y estándares, informar sobre consecuencias y divulgar mejores prácticas;
• Establecer una guía escrita sobre la adecuada implementación de las leyes, reglamentaciones y estándares;
• Asesorar a los responsables de los procesos internos en la identificación de deficiencias en las políticas y procedimientos y formular propuestas de mejora cuando fuere necesario;
• Monitoreo y prueba de conformidades en forma regular identificando casos de no conformidad y
• Atender a representantes de entes externos (reguladores externos, inspectores, etc.).

Costos y Productividad:
En una primera etapa organizar adecuadamente la Función de Compliance requiere una pequeña inversión: contratar un profesional especializado, conformar el equipo, horas de capacitación para todos los colaboradores, etc.
Pero no es aconsejable analizar este tema sólo desde el punto de vista de los costos, sino también desde otro sumamente atractivo: el de la productividad.

Normalmente se asocia a la Función de Compliance con un proceso que permite evitar multas por incumplimientos normativos, pero es importante destacar que una función bien organizada y que alcance a toda la organización brinda también estos otros beneficios:

- Protección de la imagen de la empresa;
- Se evita el fraude corporativo;
- Protección de marcas;
- Mejoras en el ambiente de control;
- Mejoras en la relación con los clientes, empleados, proveedores, entes reguladores, poder público, etc.;
- Mejor alineamiento de las personas y los procesos con los objetivos estratégicos;
- Posibilidad de hacer negocios más seguros y más y mejores negocios porque los procesos de soporte a esos negocios son también más sólidos y confiables.-